Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Сколько ставить печатей при прошивке журнала

Оставлять оттиск своей печати в знак подтверждения подлинности подписи должностного лица на документах считается уже традицией в практике делового оборот а п. Постановлением Росстандарта от Поэтому обзавестись печатью стремятся даже те, кто по закону может работать без нее например, индивидуальные предприниматели. Бухгалтеру надо четко знать, когда печать должна стоять на документах, какая это может быть печать и как ее правильно ставить, чтобы, к примеру, не возникло проблем с признанием расходов или претензий при проверках кадровой документации. Прежде всего, основная печать. Это термин неофициальный.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Сколько ставить печатей при прошивке журнала

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.

Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье. На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве. Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот.

В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом. Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.

Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет. Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство — весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления.

Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря года. Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов. Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.

Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия. Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений.

Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием по каким бы то ни было причинам , то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации.

А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия. Документы, подлежащие прошивке : В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц.

Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться. Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации.

Затем документацию опечатывают. В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения. В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально. Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид.

На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано. После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка. Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя.

Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись. Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.

Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала штук. Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до листов.

В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки. В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы. При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь. В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета.

После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания. Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки. Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе.

Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет. На некоторых предприятиях используются специальную машинку — брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки. Следующий этап подготовки документов — их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией.

Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны.

При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком. Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций.

Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол. После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы. Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия.

Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись. При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия. После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги. Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой.

В этом случае допускается использование дырокола. Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку.

Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

Вопросы слушателей и ответы экспертов на них

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Заказать обратный звонок. Ответы экспертов на вопросы слушателей. В нашей компании ежегодно заводится большое количество журналов, в настоящий момент разрабатывается инструкция по оформлению журналов. Возникло несколько вопросов.

Как правильно нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации?

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе прописаны данные правила? К сожалению, нет нормативных документов, которые детально устанавливали бы порядок нумерации, прошивки и заверения журналов. Нормативные документы могут устанавливать то, что регистрационно-учетный журнал или книга должны быть пронумерованы, прошнурованы , заверены печатью организации и подписью уполномоченного лица. Скачайте полный перечень в Системе Кадры.

Как прошивать документы

С принятием Декрета Президента Республики Беларусь от 23 ноября г. Исполнительная власть постепенно приводит свои документы, удаляя простановку печати на документах из нормативных правовых актов. Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 6 марта г. Журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда, регистрации инструктажа по охране труда, регистрации целевого инструктажа по охране труда должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации либо уполномоченного должностного лица нанимателя.

В работе с документами присутствуют и теория, и практика. Поэтому сначала — ответ практический.

Это интересно! Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться. Сегодня свой день рождения празднует пользователь.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

.

Печать — постоянная спутница фирмы?

.

Такие печати можно ставить, только если законодательством не предусмотрено Печать вам понадобится при заполнении: Причем такую надпись надо делать на каждом документе отдельно, сколько бы их ни то заверить его можно следующим образом: прошить все страницы и на последней.

.

Вход на сайт

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.
Комментариев: 3
  1. Анастасия

    Посмотрите сериал Ржавая Империя и желание покупать авто из США пропадет :)

  2. Лазарь

    Так что все не так уж страшно если не затянуто по времени. Можно прийти с договором в сужбу регистрации, придется заплатить штраф за то, что не было страховки, получить транзиты и все. Автомобиль может постоять на стоянке возле границы все это время.

  3. kunrolosound

    Посмотри ролик на канале смотра как адвокат Давидыча уличает такого свидетеля.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2021 Юридическая консультация.